Elektronisk afregning ved alle indkøb fra 1. februar 2005

Afregningen af alle indkøb som Beskæftigelsesministeriet foretager efter den 1. februar skal ske elektronisk. Det betyder, at alle leverandører efter denne dato skal fremsende elektroniske fakturaer til Beskæftigelsesministeriet. Det gælder samtidig alle faktura, Beskæftigelsesministeriet afsender til andre offentlige myndigheder.

Bestillingen af en vare eller tjenesteydelse

Hidtil har postadressen på den offentlige myndighed angivet, hvor en faktura fysisk skulle sendes hen. Elektroniske regninger kræver også en adresse til myndigheden. Den elektroniske adresse kaldes et EAN-lokationsnummer, og dette nummer skal angives på fakturaen, hvad enten den afsendes på papir til et Læs-ind bureau (uddybes senere) eller i elektronisk form. Alle Beskæftigelsesministeriets enheder har fået tildelt et EAN-nummer af BAC, som alle kan ses på BAC’s hjemmeside http://www.bac.bm.dk

Ved ordreafgivelsen skal indkøberen/bestilleren desuden opgive en reference/kontaktperson til leverandører. Hermed angives, hvem der skal attestere den elektroniske faktura, når denne modtages i BAC.

Endvidere skal den elektroniske faktura henvise til et ordrenummer/rekvi­sitionsnummer. Dette nummer genereres automatisk, såfremt en ordre afgives via et elektronisk indkøbssystem og matches med den elektroniske faktura. Dette sker ikke i dag, hvorfor BAC har besluttet, at kontaktpersonens E-mailadresse indtil videre skal opgives som ordrenummer/rekvi­si­tions­nummer.

Ved alle bestillinger af varer eller tjenesteydelser skal leverandøren ved ordreafgivelsen således oplyses om følgende:

• EAN-nummer
• Kontaktperson (kan være et kontor)
• E-mailadresse

Attestering og kontering af de elektroniske fakturaer

I modsætning til i dag, hvor mange fakturaer sendes direkte til indkøberen/bestilleren, vil alle de elektroniske fakturaer efter 1. februar modtages i BAC gennem økonomisystemet Navision Stat.

BAC vil ved modtagelsen af de elektroniske fakturaer videredistribuere disse til kontaktpersonerne angivet i fakturaen. Når Beskæftigelsesministeriet efter 1. februar 2005 modtager en faktura skal den referere til disse oplysninger. Oplysningerne er nødvendige for at BAC skal kunne videresende fakturaen til den rette modtager.

Afsendelse af elektroniske fakturaer

Når Beskæftigelsesministeriet afsender fakturaer til andre offentlige myndigheder, skal dette ske elektronisk efter 1. februar 2005. Afsendes fakturaerne til private virksomheder kan kravet afviges. Den private virksomhed kan således bede om at få fremsendt fakturaen elektronisk

Når elektroniske fakturaer skal afsendes fra Beskæftigelsesministeriets, skal enhederne derfor være opmærksom på, at både de offentlige myndigheder og eventuelle private virksomheder, hvortil fakturaen sendes, skal oplyse henholdsvis EAN-nummer, en reference/kontaktperson og ordrenummer/rekvisitionsnummer. Enhederne skal derfor løbende efter 1. februar indsamle disse oplysninger til brug for den elektroniske fakturering.

Enhederne skal altså være opmærksomme på, at det kan være nødvendigt aktivt at efterlyse de relevante oplysninger.

Elektronisk fakturering
Elektronisk fakturering betyder, at offentlige myndigheder skal kunne modtage og sende regninger elektronisk. Leverer din virksomhed varer eller ydelser til kommuner, amter eller ministerier? Så skal du sende regningen i form af en elektronisk faktura.

Muligheder for E-fakturering

NemHandel (ny gratis elektronisk fakturaløsning)

Virksomhedens eget økonomi- og faktura system

Fakturaportal på Internettet (svarer til netbank)

Læs Ind-bureau (her kan du fortsætte med at bruge papirregninger

 

 

 

Dette dokument er sidst opdateret 9. oktober 2008 - Kontakt webmaster